Femino Oy:n henkilötietolain sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

20.5.2018

Rekisterin pitäjä: Femino Oy (Y-tunnus 2423962-2), Siltakatu 12 C 25-26, 80100 Joensuu

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Kaisu Hara, Femino Oy:n tietosuojavastaava
Siltakatu 12 C 25-26
80100 Joensuu
p. 044-555 7600 (Femino)

Rekisterin nimi: Femino Oy:n potilasrekisteri

Yhteisrekisteri itsenäisten rekisterinpitäjien välillä

Femino Oy:lla työskentelee terveydenhuollon ammattihenkilöitä itsenäisinä ammatinharjoittajina ja erillisten yritysten kautta palvelun tuottajina Femino Oy:n tiloissa. Femino Oy on tehnyt palveluntuottosopimukset edellä mainittujen terveydenhuollon ammattihenkilöiden kanssa. Femino Oy:n potilasrekisteri on yhteisrekisteri edellä mainittujen toimijoiden kesken. Erillisellä sopimuksella on sovittu jokaisen toimijan kanssa, että Femino Oy:n yhteisrekisterissä olevat potilastiedot eivät siirry ammatinharjoittajien ja yritysten kautta toimivien palveluntuottajien omiin rekistereihin.

Potilasrekisterin käyttötarkoitus

Potilastietojen käsittely perustuu lakiin tai potilaan suostumukseen. Potilasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään potilaan tutkimuksen ja hoidon suunnittelussa ja toteutuksessa sekä arkistoinnissa. Potilasrekisterin tietoja käytetään myös yksityisestä terveydenhuoltotoiminnasta annettujen säädösten ja määräysten toteuttamisessa.

Potilasrekisteriin kerättävät tiedot

Potilasrekisteriin tallentuvat potilaan itsensä ajanvarauksen yhteydessä luovuttamat tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Myös potilaan hoitoa ja tutkimusta koskevat laskutustiedot ovat rekisterissä.

Alaikäisen potilaan huoltajan, laillisen edustajan ja potilaan nimeämän yhteyshenkilön henkilötiedot tallentuvat rekisteriin.

Potilasrekisteriin tallentuvat potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan kannalta välttämättömät ja oleelliset terveydentilatiedot, tutkimuslöydökset, kuvantamistutkimustulokset, laboratoriotulokset ja muut näytteenottovastaukset. Myös lausunnot, todistukset, lähetteet, palautteet ja tutkimusmääräykset tallentuvat potilastietojärjestelmään.

Potilaan tietosuojaa koskevat merkinnät tallentuvat potilasrekisteriin. Tämä käsittää potilaan antamat suostumukset koskien yhteisrekisteriä, hoito-ohjeiden postitusta, tekstiviestien lähetystä ja terveystietojen luovutusta ja luovutuslokia. Myös potilaalle annettu informaatio e-reseptistä, sähköistä laboratoriovastauksista ja Kanta-informaatiosta sekä Kanta-suostumus tallentuvat potilasrekisteriin.

Sähköisen rekisterin lisäksi ylläpidetään paperista osarekisteriä, johon tallennetaan potilaan allekirjoituksen vaatimat suostumukset ja kiellot.

Potilastietojen säilytysaika

Potilasrekisteriin tallennettujen tietojen säilytysajoista noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lakiperusteista sääntelyä potilastietojen säilytysajoista.

Mistä saamme potilastiedot?

Potilas itse antaa tiedot varatessaan aikaa web-ajanvarauksessa, toimistolla tai puhelimitse. Tietoja antaa myös alaikäisen huoltaja tai potilaan laillinen edustaja.

Femino Oy:n henkilökunta lisää tietoja potilasrekisteriin sitä mukaa kun hoidossa muodostuu uusia tietoja, kuten laboratoriovastaukset, patologin vastaukset ja mammografia lausunnot.

Tarvittaessa potilaan suostumuksella tilataan tai haetaan terveydentilaa koskevia tietoja muista terveydenhuollon toimintayksiköistä tai KanTa-arkistosta ja oleelliset tiedot talletetaan potilasrekisteriin.

Kuka muu saattaa käsitellä Feminon potilasrekisterin tietoja?

Yhtyneet Medix Laboratoriot Oy (Y-tunnus 2281070-9)

• Virtsanäytteet, bakteeriviljelyt, patologin tutkimukset.

Mediconsult Oy (Y-tunnus 0100825-8) 1.7.2018 alkaen

• Tuottaa sähköisen potilastietojärjestelmän, e-reseptiyhteyden ja KanTa –yhteyden ja web-ajanvarauksen Femino Oy:lle. Mediconsult Oy vastaa potilastietojärjestelmän teknisestä ylläpidosta ja tietoturvasta järjestelmän osalta. Potilastietojärjestelmän laillisesta toiminnasta ja tietosuojan toteutumisesta vastaavat Femino Oy ja Mediconsult Oy yhdessä.

Tieto Oyj (Y-tunnus 0101138-5) 30.6.2018 asti

• Tuottaa sähköisen potilastietojärjestelmän, web-ajanvarauksen ja e-reseptiyhteyden Femino Oy:lle. Vastaa potilastietojärjestelmän teknisestä ylläpidosta ja tietoturvasta järjestelmän osalta

Kela/KanTa-palvelut, eResepti, potilastiedon arkisto

Femino Oy liittyy Kelan ylläpitämään KanTa-arkistoon 1.7.2018. Sen jälkeen syntyneet potilastiedot siirretään KanTa-arkistoon, missä olevia tietoja potilas hallinnoi itse Omakanta –järjestelmän kautta. Lisätietoja https://www.kanta.fi

Potilastiedot liikkuvat tietyissä tilanteissa suljettuina kirjeitse, Postin välityksellä

Potilastietojen suojaaminen

Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Niitä ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan kyseisessä toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilasta hoitavat henkilöt ja hoidon järjestämiseen osallistuvat henkilöt, kukin vain siinä laajuudessa mitä toimenkuva vaatii.

Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla. Paperiset asiakirjat pidetään lukituissa kaapeissa, lukituissa tiloissa.

Potilastietojen luovutus

Potilastietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitävälle Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle ja Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealle tutkimus-, suunnittelu-, tilastointi- ja valvontatehtäviä varten sekä Fimealle huumausaineseurantaa varten.

Tarvittaessa potilasrekisterin tietoja luovutetaan:

• Potilaan suullisella suostumuksella potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle jatkohoitoa varten.
• Toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ilman potilaan suostumusta tutkimuksen ja hoidon toteuttamiseksi mikäli potilaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaaman syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voi saada potilaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi.
• Kirjallisella luvalla tai lainsäännöksen perusteella vakuutusyhtiölle.
• Huoltajalle, muulle lailliselle edustajalle tai potilaan lähiomaiselle, jos potilas on antanut tähän suostumuksen.

Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.

Potilaan oikeudet potilasrekisterin suhteen

Potilaalla on oikeus tarkastaa potilasrekisteriin tallennetut henkilötiedot. Tarkastuspyyntö ja korjauspyyntö tehdään ao. lomakkeilla:

• tarkastuspyyntö
• korjauspyyntö

Tarkastuspyyntö osoitetaan merkinnän tehneelle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan evätä vain tilanteissa joissa annettava tieto merkittävästi vaarantaa potilaan terveyden tai hoidon, tai jonkun muun oikeudet.

Potilaalla on oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista ilman viivytystä. Vaatimus tehdään kirjallisesti tällä lomakkeella (linkki). Vaatimus toimitetaan merkinnän tehneelle henkilölle tai rekisterin ylläpitäjälle.

Korjaamista vaativa pyyntö toimitetaan henkilökohtaisesti toimintayksikköön ja henkilöllisyys varmistetaan tässä yhteydessä. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään tausta-arkistoon siten että sekä virheellinen että korjattu merkintä ovat myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä potilasasiakirjoihin.

Valitusoikeus

Potilaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Yhteydenotto

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissä tulee rekisteröidyn henkilön ottaa yhteyttä Feminoon henkilökohtaisesti Feminon toimistoon ja/tai tarvittaessa kirjallisesti. Käynti- ja postiosoite on:

Femino, Siltakatu 12 C 25-26, 80100 Joensuu

Henkilöllisyys varmistetaan tarpeen vaatiessa. Femino Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään asiaansa.